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まつえんどん主催のフットサルイベントをサポートして気づいた3つのこと

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月間50000PVの当ブログを運営していますジンボラボの神保貴雄です。 新潟県南魚沼市を拠点に地域のグルメ情報などを発信中! 広告代理店『ジンボラボ』では中小企業様の動画CM制作・ホームページ作成やSNSなどのインターネットを利用した宣伝広告などをサポートしています。
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フットサルイベントの企画と当日のイベント進行をサポートさせてもらいました。

依頼をいただいたのは農家レストランでお馴染み「まつえんどん」さん。

代表の三輪さんから「ウチの若い子がフットサルのイベントをやるから手伝って欲しい」という感じでお話をいただきました。

以前、岩原まつえんどんに伺った際にその若い子もいて、顔見知りだったのですぐにOKサイン。

僕としても自分でイベントを主催することがほとんどで、サポートに回る経験もしたかったのでいい機会でした。

しかも20代前半の子と一緒にやれるだけで勉強になりますからね。

打ち合わせを2回ほどして本番に臨んだわけですが、そのときに気づいたことをこちらに残しておきます。

ポイントは100個くらいあるのですが、今回は3つにしておきます。笑

あなたがこれから自主的なイベントを友達や同僚と一緒にやるときに参考にしてください。

・徹底した情報共有
・役割分担を明確にする
・最終決定権がどこにあるか

ポイントはこの3つですね。

ひとつづつ説明していきます。

 

徹底した情報共有

そんなの当たり前じゃん!と言われるかもしれませんが、意外とできてないことが多い。

いきなり話が飛びますが……

仕事の場面などで、人がキレるときに一番多い理由ってなにか知ってますか??

特に年齢が高い人(50〜60代)に多い気がしますが……わかります。

答えはこちら!

(私は)聞いていない

これですね、まちがいなく。

あなたも思い当たる節がありますよね。

そうなんです、人間ってそうなんです。

自分の知らないところで物事が進んだりして取り残されるのを最も嫌います。

しかも「自分だけ」聞いていなような状況だとマジでキレ。

「お前の母ちゃんでーべーそー!!」より怒ります。

はい、話がそれました。笑

とにかく主催者やスタッフのあいだで、イベントに関わる情報は隅から隅までシェアすることをオススメします。

次に役割分担の話をしますが、イベントの大枠情報は徹底的に共有すべき。

▶︎開催日時
▶︎会場の場所
▶︎参加費
▶︎主催者
▶︎問い合わせ先

こんなの当たり前じゃん!と主催者は思うかもしれませんが、関わる人が多くなればなるほど情報の伝達速度は遅くなり、さらに情報の内容は薄くなってしまいます。

イコール末端までいかなくなります。

参加者10人くらいのイベントであれば、主催者ひとりでも回せます。

ですが20人以上からは不可能に近い。

イベントの内容にもよりますが、参加者が100人からになると10人はスタッフが必要になります。

10人スタッフがいると、打ち合わせに来れなかった人がいたり、LINEをやってない人がいたり、情報共有にばらつきが出てくる……。

細かいところですが、そういうところに落とし穴があったりします。

主催者としては。しっかり情報共有ができる仕組み作り込んでいきましょう。

資料をつくったり、それに合わせた説明動画とかもつくれると親切ですよね。

打ち合わせに参加できない人にも徹底した情報共有をする心配りが最後に利いてきますので。

 

役割分担を明確にする

今回このあたりが上手く機能しなかったので、次への課題ですね。

僕としては仕事として請負ったということもあるので、しっかりとサポートしなければならない……という側面と、あんまり手を出すと彼のためにならない……という狭間の中にいました。

ちょっと中途半端な立ち位置になってしまったなぁと。

そのあたりも事前に彼とすり合わせておくべきでした。

これもいろいろコツがあって主催者は一度イベントが始まったら、あんまりウロチョロしないでイベントが終わるまで一定の位置にいる方がいいです。

主催者でなくてはできないこと・決められないことを徹底管理して、それ以外のことはスタッフに任せた方が絶対に上手くいきます

ちょっと独裁な感じになるんですが、これがベストなチョイス。

主催者があっちにいったり、こっちに行ったりだとイチイチ探さないといけません。

携帯電話もありますが、対面の方がなんてったって正確で早い!

主催者の役割はイベントのシンボルとして真ん中にいることですね。

 

最終決定権がどこにあるのか?

これもイベントの企画を立ち上げて準備を始める段階でしっかりと決めておくべき。

すべてがすんなり決まっていくわけではありません。

道が2つに別れ、3つに別れ、どちらの道を選ぶのか……

その度に話あっている時間があればいいですが、そういうわけにもいきませんよね。

ここぞというときに大決断ができる責任者が必要。

最終決定権を考えるときに大切なことは

なにかトラブルがあったとき

このときにどうするか……なんですよね。

たとえばフットサルのイベント中に、接触プレーで脳しんとうを起こして気を失った人がいたとしましょう。

この場合はすぐに救急車を呼ぶべきなんですが、最終決定権がどこにあるのかはっきりしていないとその決断ができません。

まだ会場に最終決定権候補がいればいいですけど、現場にいなくて電話をして確認をとらなきゃいけない、なんて場合はマジでだめ。

時間がかかればかかかるほど病状が悪化してしまいます。

そんなトラブルがあったときの最終決定者、最終責任者を明らかにしておきましょう。

コンマ1秒の遅れが命とり……なんてこともありますので。

 

まつえんどん主催のフットサルイベントをサポートして気づいた3つのこと まとめ

僕の中で情報共有問題で最も気をつけてもらいたいことがあります。

お客さんがスタッフに基本的な質問をしても答えられない

この状況だけは避けたいですね。

僕が「このイベントは何時までですか?」と、入り口にいるスタッフに聞いて「ん〜わかりません」とか言われたら、そのまま帰りたくなっちゃいます。

これくらいすぐに答えてもらえないと「このイベント大丈夫かなぁ……」と楽しめなくなりますよね。

覚えてなくてもせめてその手の資料はポケットに入れておいて、見ながらでいいからその場で答えてもらいたいなぁ。

それだけでお客さんは安心して楽しむことができるんです。

そういう気づかいというか、優しさがイベントの価値をつくると僕は思っています。

そういう意味で今回もたくさんの学びがありました。

ほんとイベントは生き物だし、ライブなので実力が問われるなぁ〜と。

失敗を恐れずに数をこなして「イベント力」を磨いていきましょう!

 

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