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僕が【100人規模のイベント】を開催する時に大切にした5つのこと

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月間50000PVの当ブログを運営していますジンボラボの神保貴雄です。 新潟県南魚沼市を拠点に地域のグルメ情報などを発信中! 広告代理店『ジンボラボ』では中小企業様の動画CM制作・ホームページ作成やSNSなどのインターネットを利用した宣伝広告などをサポートしています。
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僕が主催させていただいております、ウエスギカゲカップ というランニングイベント。

令和元年の第四回大会で参加者が「100名」を突破することができました。

応援等々で会場に足を運んでくれた方も合わせれば「150人」は集まってくれたのではないかと見積もっております。

ありがたや〜ありがたや〜。

イベントを一度は主催したことがあればわかると思いますが、開催するにあたって何が大変かというと……

  • イベント全体のデザイン
  • 集客

この二択ではないでしょうか?

企画から立案〜運営までのデザインと、同時にイベントの発信・PRで参加者を募る必要があります。

普段、広告代理店と名乗っているからには、ここでつまづくわけにはいかなくてよ!!

ということで、今回は「僕がイベントを運営する際にイメージしている流れ」について……お伝えしたいと思います。

集客については、またの機会にさせていただくわよ!!

それでは早速いってみましょう。

 

余白をデザインして埋めてもらう

イベント自体に余白をつくることが非常に重要。

この余白を埋めたくて、参加してくれる人もたくさんいると考えられます。

では、この余白とは何でしょう。

たとえば、あなたがきれいな花畑にいて、その景色を真っ白い画用紙に描くとします。

花畑をじっくりと観察して画用紙を埋めていくのですが、ある程度描いたところでふと画用紙を見てみると右上のスペースがぽっかり空いていました。

空白=空だからなにもないのはわかっているのですが、なにかこの空白が気になります。

太陽を描きたくなったり、鳥を描きたくなったり……するとは思いませんか?

人間には空白があると、どうしても埋めたくなる性質があるんです。

空白があると落ち着かないんですよね。

この性質を利用しましょう。

 

隙のない完璧なイベント……数年前にMr.ChildrenのLIVEに参加したことがありました。

一流ミュージシャンのLIVEですから、照明から舞台装置、演出・演奏・歌まで超絶ハイクオリティー。

これはこれで「観る」イベントとしては完璧OKです。

しかしウエスギカゲカップ のような「参加する」イベントは「完璧」よりも、「余白」のデザインが最重要課題。

どこにどのくらいの余白をつくって、その余白をどう埋めてもらうか……をアピールするかで決まります。

こちらは「ジグソーパズル」をイメージしてもらえるとわかりやすいかと。

 

動画でも熱く暑く語っております

 

①イベントの目的=完成図を描く

まずは主催者としてイベントの最終イメージを自分の中で明確にします。

どんな目的で、どんなイベントにしたいかですね。

これはジグソーパズルでいうところの「完成図」。

イベントの骨子となり設計図となりますので、しっかりと固める必要があります。

ちなみにウエスギカゲカップ の場合は……

イベントが終わった後に、最高に美味しいビールが飲めるイベント

がメインコンセプトになり、参加者のみなさまと最高の笑顔で乾杯しているのが最終イメージっす(笑)。

 

②まずは基本となる4つ角を見つけ出す

 

完成図がイメージできたら、たくさんあるピースの中から「4つ角」のピースを探し出します。

これはジグソーパズルのセオリーで、4つ角に配置されるピースを4つ見つけるんです。

まずはここがスタート。

完成図(目的)から導き出した目標やイベント自体の狙いのことになります。

  • 仲間を増やしたい
  • 里山を活用したい
  • 地域貢献したい
  • 運動のすばらしさを伝えたい

ちなみにウエスギカゲカップ の「4つ角」はこちら。

次ですが……ここから先は一人でやるとしんどいので、賛同してくれる仲間と進めるのがオススメです。

 

③4つ角をもとに外枠をつくっていく

 

次はその4つ角をヒントにして「外枠」となるピースを探します。

外枠は言わばイベントの概要のようなもの。

さきほどの4つ角で上げた「目標や狙い」を深掘りしてます。

  • 仲間を増やすにはどうしたらいいか
  • 里山を活用するにはどうしたらいいか
  • 地域貢献にはどんな形があるか
  • 運動のすばらしさを伝えるにはどんなイベントがいいのか

どうやったら目標を達成できるか……さらに目的まで辿りつけるのか。

4つ角のピースとピースの間を埋めるように、外枠をつくりあげていきます。

ここからはイベントを支えてくれるコアなスタッフさんと一緒に。

 

④色ごとにパズルを組んで、仕上げる

 

ここまでくると段階的にはイベント直前、もしくは当日なイメージですね。

ぐるりと外枠ができたら、今度は内側をつくっていくのですが、ここでも賢いやり方があります。

ここまでくるとピースの形だけでは、ピースの場所を探し出すことはできません。

ここから重要になるのがピースの色。

似たような色のピースをまとめていきましょう。

  • 赤っぽいピースなら赤コーナー
  • 青っぽいピースなら青コーナー
  • 緑っぽいピースなら緑コーナー

ある程度分けられたら、その色の中でパズルを組み立てます。

このあたりの作業は各色ごとにリーダーを決めて、そのリーダーが主となってほかのスタッフさんをまとめて作業を行います。

そこから色ごとに組み上がったパズルを外枠の色と照らし合わせながら微調整し配置していきます。

ウエスギカゲカップで言えば……

  • コース誘導係
  • 本部係
  • 給水係

こんな感じで担当をしっかり分けて、その係単位で動いてもらう、ということですね。

これが僕が考えるイベント(ジグソーパズル)が出来上がるまでの道のりです。

 

⑤額に入れて飾ったのち、たくさんの人にみてもらう

もうひとつ大切なことがありました〜!!

いま僕がやっているのが、まさにここ。

苦労してつくったジグソーパズルが出来上がったら額に入れて飾りますよね?

それと同じように、イベントが終わったらSNSやブログを活用してたくさんのみなさんに発信しましょう。

これがまた次のイベントに繋がっていきます。

イベント(パズル)が終わって終わり……でなく、次回開催に向けフィードバックするのが大切。

  • 参加者のみなさんにアンケートに答えてもらう
  • スタッフと反省会をする
  • 反省点を書き出す

ここまでやれると完璧ですね。

イベントがどんどんブラッシュアップされて、よりよく進化していきます。

 

僕が【100人規模のイベント】を開催する時に大切にした5つのこと まとめ

我ながらジグソーパズルのたとえは秀逸かなと。

パズルを一度はやったことある方なら伝わりますよね。

あっ!いまの若い子達はジグソーパズルなんて知らないのかな??

おもちゃ屋さんでもめっきり見かけなくなったし……。

というか「おもちゃ屋」さん自体見かけなくなっちゃったなぁ(泣)。

僕のイベント論、参考にしてみてください。

 

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